Hogyan cserélje ki a csapata belső e-maileinek 100% -át a Twist-re

Tudjuk, hogy ez lehetséges, mert megcsináltuk. Itt van, hogyan…

A belső csapatkommunikációról szóló tanulmány szerint a munkavállalók 60% -a hetente legalább egyszer küld e-mailt, a teljes 80% -a az e-mailek túlterhelését csapata problémájának tekinti.

A csapatok ugyanabból az okból ragaszkodnak az e-mailekhez, mert az emberek minden rossz szokáshoz ragaszkodnak - a hátrányok ellenére is megszokjuk. Hogy a változás úgy tűnik, mint egy borzasztó sok munkát. Jobb az ördög tudja ...

Doistnál a célunk az volt, hogy abbahagyjuk az e-mail használatát a belső kommunikációhoz. Teljesen. Fontos információkat a beérkező levelek mappájában tároltak. A kulcsbeszélgetéseket nem lehetett könnyedén megosztani. Ez tovább romlott, ahogy csapatunk (és az e-mailek száma) növekedett.

Amikor megpróbáltuk a Slack-ot, azt tapasztaltuk, hogy a csoportos csevegés az e-maileket egészítette ki, nem pedig helyettesítette. Még mindig szükségünk volt egy helyre, ahol hosszabb távú megbeszéléseket tarthatunk bizonyos témákról, ahol a kulcsfontosságú információkat a csevegési áramlatok nem tudják elmosni. Úgy terveztük, hogy a Twist beépítse a csapatcsevegés legjobbjait - átlátható, kereshető beszélgetéseket - és a legjobb e-maileket - témájú beszélgetésekbe, amelyek lehetővé teszik a lassabb, átgondoltabb beszélgetéseket.

Manapság 52 emberből álló csapatunk szerte a világon nulla belső e-mailt küld. Ha a csapata a Twist-re való áttérésen gondolkodik, íme néhány tipp, hogy miként segítheti a csapata az e-mailektől való átmenetet:

Fontos információk, amelyeket megoszthat? Indítson el egy szálat

Minden alkalommal, amikor találja magát az e-mail írási gombra, indítsa el a Twist szálat. Az e-mailekhez hasonlóan a szálak hosszabb, átgondolt hozzászólásokat tesznek lehetővé egy adott témával kapcsolatban, ám a beérkező levelek mappába zárása helyett azokat nyilvános csatornákba rendezik, ahol bárki böngészhet és kereshet. Íme néhány módszer, ahogyan a szálakat felhasználhatja csapata számára:

Tedd átláthatóvá a döntéseket

Fokozza a bizalmat azáltal, hogy a fontos beszélgetéseket szervezett és az egész csapat számára elérhetővé teszi. Létrehozhat például egy „Stratégia” csatornát, elindíthat egy szálat a küldetési nyilatkozatról, és értesítheti a csapat vezetői. A menetre válaszolhatnak a menetrend szerint, és a szálat később könnyű megtalálni. A legjobb az, hogy bármely csapat tagja böngészhet a csatorna szálain, és felzárkózhat a vitatott témákhoz. Meghatározza a nyitottság és az őszinteség hangját az egész csapat számára, és biztosítja, hogy a fontos információk mindenki számára hozzáférhetők legyenek.

Doist Heads, ahol csapatunk vezet megvitassák a magas szintű döntések. Bármilyen Doister hozzájárulhat a vitát.

Az átláthatóság mindkét irányban működik - a vezetők meglátogathatják a projekt- és csapatcsatornákat, hogy közvetlenül kapcsolatba lépjenek a csapatokkal és munkájukkal.

A vezérigazgató ellenőrzésétől a csapatban fegyvertár.

Szervezze a fontos dokumentumokat csatornákon keresztül

Valaha fél évvel ezelőtt kellett-e találnia egy e-mail mellékletet? Miután összerakta az agyát: „Ki küldte? Mi volt a téma? Pontosan mikor volt ez? ”, Feladod. Az egyik tanulmány megállapította, hogy a dolgozóknak legfeljebb 8 keresés szükséges a megfelelő információk megtalálásához.

A Twist alkalmazásban a fontos dokumentumokat könnyen hozzáférhetővé teheti egy csatorna létrehozásával - például # Admin -, és új szálakat hozhat létre minden kulcsfontosságú dokumentumhoz, például bérszámfejtéshez, HR-hez, létesítményekhez, költségjelentéshez stb. Az emberek letölthetik a dokumentumokat, és kérdezhetik meg őket. kérdéseket és kap válaszokat a szálban, egy természetes GYIK felépítésével.

Az idő múlásával és a fontos dokumentumok léggömbjeinek számával kereshet egy Twist csatornán kulcsszavak, szerző és dátum alapján, hogy pontosan megtalálja azt, amire napokra, hetekre, sőt évekkel később is szüksége van.

Keresse meg azt a kiadási űrlapot, amelyet mindig elhagy. - és tegyen fel kérdéseket ugyanabban a helyen.

Ossza meg heti frissítéseit

A Twist segítségével ossza meg a heti előrehaladási frissítéseket, és tartsa csapata ugyanazon az oldalon. Van egy #Doist Snippets csatornánk, ahol új szálakat indítunk, hogy megosszuk azt, amit elértünk a múlt héten, és hogy mi van a fedélzeten a következő csatornán. Bátorító, amikor a csapattársak áttekinthetik az Ön előrehaladását és rövid reakció hangulatjeleket hagyhatnak, ahelyett, hogy úgy érzik, mintha egy e-mailben ürességet kiabálnának.

Feladatunk heti kivonataival kapcsolatban maradunk a csapattársakkal, és kölcsönözhetjük támogatásunkat.

Küldje el (sok) e-mail értesítését közvetlenül a Twist-hez

Az egyik értékesítési menedzser, aki most használja a Twist-t, napi 40+ értékesítési kérdést küldött e-maileket a munkatársaknak. Nem vicces. Most automatikusan továbbítja az új vezető e-maileket Twist szálakként egy # Új kliens csatornán. A Twist programban értesíti a szükséges csapattársakat, és mindenki kommentálhatja a következő cselekvések meghozatalát.

Beállíthat bizonyos kritériumoknak megfelelő e-mailek automatikus továbbításának szabályait, vagy könnyen létrehozhat egy Zapier-integrációt (vagy Zap-t), hogy az összes sales@xyzsales.com e-mail másolatát elküldhesse a választott Twist-csatornára.

Miután továbbított egy vezető e-mailt a Twist-nek, az értékesítési csapat megbeszélheti, hogyan kell cselekedni.

Íme néhány további módszer az e-mail értesítések terhelésének csökkentésére a Twist használatával:

  • Csökkentse a Google Doc e-mail értesítéseit egy olyan Zap használatával, amely szálat kommentál, amikor valaki frissít egy dokumentumot.
  • Ha fizetés vagy megrendelés érkezik az e-kereskedelmi eszközbe, a Twist automatikusan elindíthat egy szálat a Zaps for QuickBooks, a Xero és a Stripe használatával.
  • Új és frissített támogatási jegyek automatikusan megjelennek a Twist-ben. Nézze meg ezeket a Zaps-t, amely a Twist-t Zendeskhez vagy az asztalhoz csatlakoztatja.

Fedezze fel az elektronikus levelek mappájának egyszerűsítésének további lehetőségeit azáltal, hogy alkalmazásokat a Twist-hez csatlakoztatja a Zapier segítségével. (Ha a Todoist programot használja, akkor automatikusan adatfolyamként továbbíthatja a feladat és a projekt értesítéseit a Twist programba.)

E-mail helyett külső Twist-partnerekkel dolgozzon együtt

A külső ügynökségekkel, vállalkozókkal és szabadúszókkal való együttműködés óriási fájdalmat okozhat. Még nehezebb, ha az egyetlen kapcsolattartó pont egyetlen e-mail szál, egy tucat különféle érdekelt CC-vel.

Ehelyett meghívjuk külső együttműködők Twist mint vendég. A vendég csak hozzáférni a csatornákat, hogy hozzáférést biztosítson számukra. Olyan, mintha valaki bekerülne az irodájába, írna neki egy íróasztalot, és hagyná, hogy egy csapat mellett dolgozzanak egy adott projekten. Képesek lehetnek kérdéseket feltenni, frissítéseket tenni és visszajelzéseket kapni egy olyan szervezett helyen, amelyhez a többi csapat hozzáférhet.

Csapatunk közvetlenül a Twist-ben átnézheti külső gyártócsoportunk legújabb videó kivágásait.

Néhány tipp, hogy megakadályozzuk a csapatot

Az emberek nem változtatják meg szokásaikat egyik napról a másikra, és az egész csapat meghívása egy új eszközre való váltáshoz kihívást jelent. Itt egy pár gyors tipp, hogy az átmenet könnyebb:

Küldje el az e-maileket a Twist-nek

Amíg a csapata megszokja a Twist-et, az e-mail beszélgetések felbukkannak. Ha ez megtörténik, új szálakként vagy megjegyzésként továbbíthatja az e-maileket a Twist-hez, és folytathatja a beszélgetést ott.

A szálak és a hozzászólások olvashatóvá tétele

A Twist feladásakor és a Twist segítségével válaszolva jelölje meg a formázást, így könnyen olvasható. Javasoljuk, hogy fejlécben félkövér betűtípust, listákra felsorolt ​​pontokat és hiperhivatkozásokat használjon.

Tartsa a Twist szerveződik

Szervezze meg csatornáit és szálait oly módon, hogy a csapat számára intuitív legyen. Kezdje csoportosításával csatornákat csapat, projekt, vagy a témában. Bármikor szerkesztheti csatorna nevét, és mozgassa szálak különböző csatornákon később. Ügyeljen arra, hogy csapata megértse a csatornák elnevezési struktúráját, hogy könnyen megtalálják a szükséges információkat.

Tartsa a no-email héten

Ha igazán szeretne embereket levélküldeni, indítsa el a Twist e-mail nélküli héten. Kihívja a csapatot, hogy indítson szálat bármikor, amikor észreveszi, hogy e-mailt küld munkatársának. Az egyik Twist rendszergazda egyszerűen nem válaszolt a csapat e-maileire, és mindenki hozzászokott ahhoz, hogy egy héten belül elérje a Twist-en.

Nincs egyetlen „helyes” módszer a csapattal való együttműködésre. Rendkívül fontos új eszközökkel kísérletezni, hogy megtaláljuk az utat, amely megfelel az egyedi munkafolyamatoknak. Ha további ötleteket szeretne kapni arról, hogy a Twist működjön a csapata számára, keresse fel a Twist Súgó Kezdeti lépéseit.

Még nem használja a Twist-t? Segítsen csapatanak nyugodtabb és szervezetesebb együttműködésben, próbáld ki mindaddig, amíg ingyen tetszik.

Neil Vidyarthi azon gondolkodik, hogyan lehet az e-mailekre csak a hangulatjelek segítségével válaszolni.

További információ arról, hogyan lehet nyugodtabbá és szervezetesebbé tenni a csapatmunkát: